Evenement organiseren in de gemeente Roosendaal

Vraag uw vergunning of melding minimaal 14 weken van tevoren aan via het Evenementenloket Roosendaal.

Bij uw aanvraag kunt u ook meteen:

• toestemming aanvragen voor het schenken van zwak-alcoholhoudende drank (artikel 35-ontheffing)
• gemeentelijke materialen aanvragen, zoals hekken of borden

Organiseert u een klein evenement, zoals een buurtfeest, straatbarbecue of kleine optocht? Dan hoeft u geen vergunning aan te vragen. Een melding bij de gemeente is dan genoeg.

Een melding is voldoende als u voldoet aan deze voorwaarden:

• er komen minder dan 250 bezoekers
• het evenement duurt korter dan één dag
• er is geen harde of livemuziek na 23.00 uur
• de weg blijft vrij voor verkeer en hulpdiensten
• er worden geen grote objecten geplaatst (maximaal 50m2 en geen tenten groter dan 25 m²) Let op: tenten groter dan 25m2 moeten beschikken over een tentboek.
• u een plattegrond meestuurt bij het maken van de melding.

U doet uw melding eenvoudig via het Evenementenloket Roosendaal.

Organiseert u een groter evenement, zoals een festival, sporttoernooi of optocht met veel publiek? Dan heeft u een evenementenvergunning nodig.

Dit geldt bijvoorbeeld als:

• er meer dan 250 bezoekers komen
• u wegen afsluit of het verkeer omleidt
• er muziek of verlichting wordt gebruikt tot laat in de avond
• er alcohol wordt geschonken
• u tenten, podia of constructies groter dan 50 m² plaatst. Let op: tenten groter dan 25m2 moeten beschikken over een tentboek.
• het evenement meerdere dagen duurt

Vraag uw vergunning minimaal 14 weken van tevoren aan via het Evenementenloket Roosendaal.

Na uw aanvraag beoordeelt de gemeente of uw evenement klein, middelgroot of groot is. Dat gebeurt op basis van de behandelclassificatie A, B of C.

Na uw aanvraag deelt de gemeente uw evenement in als:

• A-evenement: weinig risico’s en weinig impact op verkeer of omgeving.
  Voorbeelden: kleine optredens, braderie, wandeltocht.
• B-evenement: gemiddeld risico, meer bezoekers of verkeersmaatregelen nodig.
  Voorbeelden: sportwedstrijden, optochten, kleinere festivals.
• C-evenement: hoog risico, grote impact op omgeving of veiligheid.
  Voorbeelden: carnaval, grote sport- of muziekevenementen.

Bij B- en C-evenementen is overleg nodig met politie, brandweer, verkeersdeskundigen en de GHOR (Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio).

Tijdens het invullen van uw aanvraag ziet u welke documenten u moet uploaden. Dit hangt af van de grootte en risico’s van uw evenement.

Vaak heeft u de volgende documenten nodig:

• veiligheidsplan  
• situatieschets of plattegrond (altijd verplicht)
• draaiboek
• verkeersplan of mobiliteitsplan
• gegevens van tenten of objecten groter dan 25 m²

Er is een handige online handleiding waarmee u in 5 stappen zelf een goed veiligheidsplan kunt maken. Bekijk deze op evenementen-veiligheidsplan.vrmwb.nl.

Voor hulp bij het maken van een situatietekening of plattegrond(en) is er een gemeentelijke handreiking. Bekijk hieronder de Handreiking situatietekening en plattegrond(en). 

Gaat u wegen afsluiten en heeft u een verkeerstekening nodig? Gebruik dan het programma Traffic Chart.

Verkeersregelaars

Heeft uw evenement invloed op het verkeer, zoals omleidingen of afzettingen? Dan moet u verkeersregelaars inzetten. U regelt deze zelf als organisator.

Meld uw evenement aan op verkeersregelaarsexamen.nl. Na goedkeuring van het evenement kunnen verkeersregelaars zich aanmelden en online de instructie volgen. Daarna stelt de gemeente hen officieel aan voor uw evenement.

Verzekering

Als organisator bent u verantwoordelijk voor bezoekers, deelnemers en vrijwilligers. Denk daarom aan een aansprakelijkheids- of evenementenverzekering. De gemeente Roosendaal heeft wel een vrijwilligersverzekering, maar die dekt niet alles.

U kunt uw openbare evenement gratis promoten via de UITagenda Roosendaal. Meld uw evenement aan via evenementenloketroosendaal.nl/promotie.

Stuur dan een e-mail naar apv@roosendaal.nl.